domingo, 24 de marzo de 2013

Todas sus aplicaciones GOOGLE APPS de APAREJADORESMADRID.ORG a un sólo click de distancia

Aparejadoesmadrid_org

Para que pueda explorar con mayor comodidad todas las aplicaciones GOOGLE APPS del dominio APAREJADORESMADRID.ORG hemos creado un portal de acceso dentro del BLOG.

Puede entrar al portal de acceso pulsando en la pestaña “GOOGLE APPS” situada en la parte superior de la página.

Portal GOOGLE APPS

 

Portal GOOGLE APPS

sábado, 23 de marzo de 2013

¿No puedes atender el correo APAREJADORESMADRID.ORG? GMAIL lo hace por tí con la respuesta automática durante las vacaciones.

GMAIL¿Te vas de vacaciones y no vas a tener acceso a Internet? No te preocupes. Utiliza la función de respuesta automática de GMAIL para informar a los demás de que no podrás responder de inmediato.

Puedes configurar una respuesta automática en la configuración de GMAIL de forma que se emita una respuesta automática a cualquiera que te envíe un mensaje. Mientras esta función esté habilitada, GMAIL enviará una respuesta a cualquiera que se ponga en contacto contigo. (excepto los mensajes considerados como spam o enviados a una lista de distribución a la que pertenezcas)

Si la misma persona vuelve a enviarte un mensaje al cabo de cuatro días y la función sigue habilitada, GMAIL enviará otro mensaje automáticamente para recordarle que sigues ausente.

A continuación, te mostramos cómo configurar una respuesta automática:

  1. Haz clic en el icono de rueda dentada en la parte superior derecha de la página y, a continuación, selecciona Configuración del correo en la parte superior de cualquier página de Gmail.
  2. En la pestaña General, selecciona Respuesta automática habilitada en la sección Respuesta automática:
  3. Escribe el texto que proceda en los campos Asunto: y Mensaje: del correo.
    • Si has habilitado una firma personalizada en la configuración de tu cuenta, GMAIL la incluirá automáticamente al final del mensaje de respuesta automática.
  4. Marca la casilla situada junto a Enviar una respuesta solo a mis contactos si no quieres que todos los que te envíen correos electrónicos sepan que te encuentras ausente. Si utilizas GOOGLE APPS, también puedes ver una opción para enviar únicamente una respuesta a las personas de tu dominio. Si marcas las dos casillas, solo recibirán la respuesta automática las personas que estén en tus contactos y en tus dominios.
  5. Haz clic en Guardar cambios.

Mientras esta función esté habilitada, aparecerá un banner en la parte superior de cualquier página de GMAIL con el asunto de tu respuesta automática. Para que GMAIL  deje de enviar la respuesta automáticamente, haz clic en Finalizar ahora, dentro del banner. También puedes editar la respuesta si lo deseas; para ello, haz clic en Configuración de vacaciones.

La respuesta automática se iniciará de nuevo cada vez que la modifiques. Si un usuario recibe la respuesta inicial y vuelve a enviarte un correo electrónico después de que hayas modificado el asunto o el cuerpo del mensaje, dicho usuario también recibirá la respuesta modificada.

 

Video adjunto.
 

jueves, 21 de marzo de 2013

Un ejemplo de lo que puede hacerse con GOOGLE FORMS: la encuesta general de satisfacción de colegiados en APAREJADORESMADRID.ORG

Forms

En la página opinioncolegiados.blogspot.com puede encontrar la encuesta de satisfacción general de MARZO 2013 como ya le comunicamos en su día mediante correo electrónico.  Y aprovechamos la oportunidad para solicitar que la cumplimente si todavía no lo ha hecho. Es muy sencilla de cumplimentar y llevará menos de cinco minutos. Recuerde que debe iniciar una sesión con las credenciales de APAREJADORESMADRID.ORG para que la encuesta sea accesible.

Google News: su revista de prensa personalizada en APAREJADORESMADRID.ORG

NEWS

Las aplicaciones GOOGLE APPS del dominio APAREJADORESMADRID.ORG incluyen todas las que GOOGLE pone a libre disposición de los usuarios en la red. Con GOOGLE NEWS puede disponer de un “resumen de prensa” personalizado a un´sólo click de distancia.



UN EJEMPLO

Hemos creado una revista de prensa personalizada llamada APAREJADORESMADRID a la que puede acceder pulsando este ENLACE, (como siempre, previa conexión con sus credenciales a APAREJADORESMADRID.ORG) que también hemos añadido en la “Lista de páginas” situada al final de la portada del BLOG, simplemente incluyendo el término de búsqueda “aparejadores”.

Puede crear su propio resumen de prensa como se muestra en el Video adjunto.

 

 

Google NEWS incluye un interface especial para tablets que hace la lectura mucho más cómoda.

sábado, 16 de marzo de 2013

Los mejores trucos para su DRIVE en APAREJADORESMADRID.ORG (IV). Cómo automatizar el archivado de documentos adjuntos desde GMAIL

gdrive05 copia

A veces recibimos documentos adjuntos muy importantes a través del correo y lo procedente sería archivarlos a buen recaudo. ¿No estaría bien que el sistema trabajara por nosotros y lo hiciera automáticamente? Como DRIVE con DOCS es un entorno integrado podemos programar que lo haga así. Así que vamos a programar, y no se asuste. Siguiendo las instrucciones comprobará que es muy sencillo y además no puede romper nada.

Desde la modificación del API de Google Apps de Abril 2015, ESTE SCRIPT YA NO FUNCIONA.


CÓMO FUNCIONA

El programa comprobará cada 10 minutos (porque definimos que sea así mediante un “activador”, podemos elegir más o menos tiempo) si existe algún correo con fichero adjunto en la carpeta-etiqueta “a DRIVE” (que ha sido creada por el propio programa). Si existe algún correo, archivará el fichero adjunto en el directorio “Archivado desde GMAIL” de DRIVE (también creado automáticamente por el programa).

Pero además lo complementamos con un filtro, que comprueba si llega algún correo con un adjunto que contenga en el nombre “factura”. y si es así lo lleva a la etiqueta-carpeta “a DRIVE” para que el programa proceda a su archivado. Esto es, evidentemente un ejemplo. El programa archivará los adjuntos de correos que sean movidos a la carpeta ya automáticamente mediante un filtro; o a mano, marcados por el usuario.

Tiene información detallada para crear sus propios filtros en Buscando y encontrando correos....

 

CÓMO PONERLO EN MARCHA

Copie el script (programa) al final de esta entrada (desde “SCRIPT BEGIN” hasta “SCRIPT END”) y siga paso a paso las instrucciones del vídeo. Pegará el programa, lo grabará, lo autorizará y lo activará. No le llevará más de 10 minutos y le aseguro que es mucho más sencillo de lo que parece. Además, cuando termine podrá presumir de haber programado la automatización de DRIVE.

Video adjunto.
 


Atribuciones: Código publicado por +Sarah Price  modificado por LARdT.

// == SCRIPT BEGIN =============================
/*
* Creamos la etiqueta-carpeta donde se grabaran
* los adjuntos en DOCS.
*
*/
var labelName = "a DRIVE";

/*
* Creamos la carpeta donde DRIVE archivará
* los adjuntos recibidos por correo.
*
*/
var folderName = "Archivado desde GMAIL";

/*
* Creamos la función que archiva el correo y
* lo configuraremos para que se ejecute cada cierto tiempo (X minutos)
* Sólo se archivaran los correos que tengan la etiqueta definida
* más arriba.
*/
function Import_Gmail_Attachments_Into_Google_Docs() {
initLabels();

var threads = getThreads();
var attachments = getAttachments(threads);

saveAttachments(attachments);
removeThreadsFromLabel(threads);
}

// helper functions

function getThreads(){
return getGmailLabel().getThreads();
}

function getMessages(threads){
var res = new Array();
var c = 0;
for(var i in threads){
var messages = threads[i].getMessages();
for(var a in messages){
res[c++]=messages[a];
}
}
return res;
}

function getAttachments(threads){
var res = new Array();
var messages = getMessages(threads);
for(var i in messages){
var attachments = messages[i].getAttachments();
for(var a in attachments){
//Eliminate attachments with same name
res[attachments[a].getName()]=attachments[a];
}
}
return res;
}

function removeThreadsFromLabel(threads){
getGmailLabel().removeFromThreads(threads);
}

function saveAttachments(attachments){
for(var n in attachments){
saveAttachment(attachments[n])
}
}

function saveAttachment(blob){
var folder = getGdocFolder();
var file = folder.createFile(blob);
return file;
}

function getGmailLabel(){
return GmailApp.getUserLabelByName(labelName);
}

function getGdocFolder(){
return DocsList.getFolder(folderName);
}

function initLabels(){
var label = null;

try{
label = getGmailLabel();
}catch(e){
Logger.log(e.getCause());
}

if(!label){
GmailApp.createLabel(labelName);
}

var folder = null;

try{
folder = getGdocFolder();
}catch(e){
Logger.log(e);
}

if(!folder){
DocsList.createFolder(folderName);
}
}
// == SCRIPT END =============================

Los mejores trucos para su DRIVE en APAREJADORESMADRID.ORG (III). Cómo superar las limitaciones para adjuntar archivos grandes en el correo

gdrive04 copia
Continuamos con las entregas sobre los mejores trucos sobre Google DRIVE.  Es extremadamente potente para compartir información, lo hace muy fácil. Ahora podemos insertar archivos para compartir directamente desde GMAIL, sin necesidad de salir del sistema de correo.
 

viernes, 15 de marzo de 2013

Los mejores trucos para su DRIVE en APAREJADORESMADRID.ORG (II)

gdrive04Continuamos en esta entrega lo que comentábamos en Los mejores trucos para su DRIVE...(I) 
Hemos incluido dentro de la carpeta de archivos compartidos de DRIVE una “chuleta” que incluye los atajos de teclado de las funcionalidades más usadas.
 



Enviar archivos directamente al directorio de DRIVE en nuestro disco duro

Para empezar, vamos a usar el menú “Enviar a” situado en el BOTÓN DERECHO de nuestro escritorio Windows. 
Copie la línea a continuación:
%APPDATA%/Microsoft/Windows/SendTo
y cópiela dentro de la barra de búsqueda situada encima de su botón de Inicio  y siga las instrucciones del vídeo adjunto para crear un enlace “Enviar a” que enviará directamente cualquier archivo o archivos al directorio DRIVE del disco duro.
 
Video adjunto.
 



Ver el historial de revisiones de un documento

HISTORIAL DE REVISIONES
Después de Abrir un documento, dentro del menú Archivo,  tenemos Historial de revisiones, que nos permite ver las distintas modificaciones que ha sufrido el documento, y SELECCIONANDO LA VERSIÓN, podemos retroceder el documento al estado anterior que tenía en dicha revisión. ¡Muy práctico!
 


Incluir el directorio de “Mis Documentos” dentro de GOOGLE DRIVE

Mac
En un Mac:
Abrir  Terminal  (está dentro de Spotlight) y teclee
cd Users/su_nombre_de_usuario/Google\Drive (ENTER)
-s ~/Documents /Documents  (ENTER)


OS-Windows
En Windows:
BOTÓN DERECHO – en la carpeta “Mis Documentos” – PESTAÑA “Ubicación” – BOTÓN “Mover” y navegar hasta la ubicación de la carpeta DRIVE en nuestro disco duro.
De esta manera, los archivos creados en el ordenador se grabarán de forma automática dentro de DRIVE, y con esto estaremos creando una COPIA DE SEGURIDAD AUTOMÁTICA en la nube. Si el disco duro de nuestro ordenador se estropeara (o el propio ordenador) seguiremos teniendo nuestros archivos disponibles dentro de DRIVE.

Google PlayAñadir APLICACIONES a nuestro DRIVE

Pero DRIVE no es únicamente un disco duro en la nube. También es un entorno de trabajo que permite la instalación de APLICACIONES. Puede hacerse una idea del tipo de utilidades que pueden trabajar con su DRIVE pulse el siguiente ENLACE

jueves, 14 de marzo de 2013

Los mejores trucos para su DRIVE en APAREJADORESMADRID.ORG (I)

GOOGLE DRIVEDespués  del interés suscitado por la entrada ¡Estrenamos DRIVE... vamos a seguir profundizando en las mejores prácticas para obtener la máxima productividad posible de la aplicación.



Lo primero, las aplicaciones cliente

Para empezar, para potenciar nuestro DRIVE debemos instalar la aplicación cliente para nuestro PC.
 
Es sencillo localizarla, porque cada vez que entramos en DRIVE nos ofrece descargarla. porque nos ofrece la opción de descarga desde el MENÚ DE CONFIGURACIÓN
 
La instalación es muy sencilla. Mi recomendación es que en lugar de aceptar el DIRECTORIO DE SINCRONIZACIÓN propuesto (que está del directorio de documentos del usuario Windows) optemos por una ruta más corta y más visible, como por ejemplo que cuelgue directamente de la unidad de disco; y si además tenemos un disco duro secundario distinto de C:\ (disco de sistema) lo coloquemos en esa unidad; como por ejemplo en mi caso “F:\Google Drive”.
 
Menú DRIVEUna vez instalado, veremos el icono tricolor y con Botón derecho las opciones de la aplicación de sincronización. Todas las opciones disponibles son bastante sencillas, por lo que únicamente vamos a comentar que puede desconectarse temporalmente la sincronización y excluir directorios de la misma. Si necesita ayuda con la instalación/configuración puede solicitarla en REPORTE DE INCIDENCIAS o en un comentario al final de esta misma entrada.
En resumen, a partir de este momento, todo archivo que guardemos dentro de “F:\Google Drive” (o en cada caso la ruta que hayamos elegido) aparecerá dentro de DRIVE y viceversa, todo archivo que subamos a DRIVE aparecerá también dentro de “F:\Google Drive”. Por eso mismo, no olvide instalar el cliente de sincronización de DRIVE en todos los PCs que tenga. De esa forma tendrá sincronizada su información importante de forma automática y sin errores entre todos sus puestos de trabajo.
 
Dispositivos iOSPero no sólo puede sincronizar sus archivos entre sus PCs, sino también con sus dispositivos Apple de movilidad  (iPad, iPhone). Puede descargar la aplicación oficial de GOOGLE para los dispositivos iOS en este ENLACE. (Abra el BLOG en el navegador de su iPhone/iPad, para hacer la instalación directamente. El BLOG tiene una versión especial para móviles)
 
 
 
Android SmartphoneY si su dispositivo es un Android deberá instalar la aplicación oficial desde  este ENLACE; para acceder, editar y compartir sus archivos de DRIVE. (Abra el BLOG en el navegador de su Tableta//Smartphone Android para hacer la instalación directamente. El BLOG tiene una versión especial para móviles)
A estas alturas ya dispone de un disco duro en la nube que además le permite sincronizar sus datos entre todos sus dispositivos, además de poder compartirlos, editarlos y crearlos desde cero con DOCS dentro de DRIVE. No esta mal para empezar. A partir de aquí seguiremos profundizando en el uso con nuevos trucos.

martes, 12 de marzo de 2013

Sincronizar sus calendarios GOOGLE CALENDAR de APAREJADORESMADRID.ORG en los dispositivos iOS (Apple iPhone, iPad)

CalDAV en iOSCalDAV es un estándar de Internet que sirve para sincronizar Google Calendar con dispositivos que tengan el sistema operativo iOS de Apple (como son iPhone, iPad y iPod Touch) con iCal.

lunes, 11 de marzo de 2013

Configurar APAREJADORESMADRID.ORG en su dispositivo ANDROID

ANDROIDPara utilizar el correo, los contactos y el calendario de APAREJADORESMADRID.ORG en su teléfono Android, debe realizar estos pasos:


domingo, 10 de marzo de 2013

Mejore la recepción de correo APAREJADORESMADRID.ORG en su programa externo de correo: ajuste fino de su cliente de correo IMAP

Cliente IMAPSiguiendo las indicaciones que incluíamos en Configuración de los clientes de correo... habrá podido conectar su cuenta APAREJADORESMADRID.ORG para recibir y enviar correo utilizando su programa preferido de correo. Pero hay que tener en cuenta que cada  cliente IMAP es diferente, para que pueda configurar las opciones del cliente de correo según sus necesidades. No obstante, para que funcione de manera óptima con GMAIL, le recomendamos algunas opciones. 

iPhone

iPhone

    En Integración con iOS (iPhone, iPad) explicábamos como configurar su cliente de correo con integración total mediante Exchange Sync.  Si usted ha configurado su dispositivo Apple de esta forma, la información siguiente no le aplica. Debe tenerla en cuenta si ha configurado su cuenta GMAIL como una cuenta IMAP “normal”, es decir, eligió la opción “GMAIL” o “Otros” en la primera opción de configuración en su iPhone/iPad.

    En la opción Configuración avanzada de su cuenta de correo:

      Deleted Mailbox (Buzón eliminado) > On My iPhone (En Mi iPhone) > Trash(Papelera)
      Mensajes eliminados > Suprimir > Nunca

    Con esta configuración, los mensajes eliminados de la interfaz web sólo aparecerán en la carpeta [Gmail]/Papelera. Además, los mensajes enviados a la papelera desde el iPhone aparecerán en la carpeta Papelera de su iPhone y en la carpeta [Gmail]/Todos.

    La eliminación y el archivado de mensajes de GMAIL mediante la aplicación Mail (IMAP) funcionará de forma diferente en función de la versión del software del dispositivo o de cómo esté configurado

    iphone4Mail archivará tus mensajes de GMAIL en lugar de suprimirlos. Pulsa el icono de la papelera mientras visualizas un mensaje para archivarlo. Para suprimir un mensaje, pulsa el icono de la carpeta y mueve el mensaje a la "Papelera". Puedes invertir este comportamiento. Para ello, desactiva la función "Archivar mensajes" en la configuración.

    . Para obtener más información, consulta el artículo sobre eliminar y archivar elementos en un iPhone o visita el Soporte técnico de Apple.

    Para evitar que se produzcan eliminaciones de este tipo, configura tu iPhone de forma manual.

Thunderbird 2.0Thunderbird

    En el menú "Herramientas", seleccione Configuración de la cuenta y resalta tu dirección de APAREJADORESMADRID.ORG .

    1. En la pestaña Configuración del servidor:

      Comprobar si hay mensajes nuevos al iniciar > marcada
      Buscar nuevos mensajes cada 10 minutos > marcada
      Cuando elimine un mensaje > Marcarlo como eliminado
      Limpiar ("Suprimir") los mensajes recibidos al salir NO marcar
      Vaciar Papelera al salir > NO marcar

    2. En la pestaña Copias y carpetas, en la sección Al enviar mensajes, automáticamente:

      Poner una copia en > NO marcar

    3. En la pestaña Copias y carpetas, en la sección Borradores y plantillas:

      Guardar los borradores de mensajes en > Otro
      Otro > [Tu dirección de APAREJADORESMADRID.ORG] > [Gmail] > Borradores

    4. En la pestaña Correo basura:

      Habilitar los controles adaptativos de correo basura para esta cuenta > NO marcar

    5. Clic en Aceptar para guardar la configuración de la cuenta y cerrar esta pantalla.

    Si desea mejorar aún más tu experiencia IMAP, siga atentamente estos pasos adicionales:

    1. En el menú "Herramientas", abre Opciones.
    2. En la pestaña "Avanzadas", abre la sección General.
    3. Clic en el botón Editor de configuración.
    4. En la casilla "Filtro", introduce "browser.cache.memory.capacity".
    5. Doble clic en la entrada browser.cache.memory.capacity para editar su valor.
    6. Cambia el valor a "30720" y haz clic en Aceptar.
    7. Elimina el texto de la casilla "Filtro" e introduce "mail.server.default.fetch_by_chunks".
    8. Haz doble clic en la entrada mail.server.default.fetch_by_chunks para establecer su valor en false.
    9. Cierra la ventana "about:config" y, a continuación, cierra "Opciones" haciendo clic en Aceptar.

 

Apple MailApple Mail

    En el menú Correo, haz clic en Preferencias > Cuentas > Comportamientos del buzón.

      Borradores:
      Guardar los borradores de mensajes en el servidor > NO marcar

      Enviados:
      Guardar los mensajes enviados en el servidor > NO marcar

      Correo basura:
      Guardar los mensajes de correo basura en el servidor > marcada
      Eliminar el correo basura cuando > Nunca

      Papelera:
      Mover los mensajes eliminados a la Papelera > NO marcar
      Guardar los mensajes eliminados en el servidor > NO marcar

Outlook 2003

Outlook 2003

    En la configuración Opciones de correo electrónico que aparece al seleccionar Herramientas > Opciones > Preferencias:

      Guardar copias de mensajes en la carpeta Elementos enviados > NO marcar

Outlook ExpressOutlook Express

    En la pestaña Enviar de Herramientas > Opciones:

      Guardar copia de mensajes enviados en la carpeta "Elementos enviados" > NO marcar

      Enviar mensajes inmediatamente > marcada

Por regla general, se recomienda lo siguiente:

Al enviar:

  • NO guardes los mensajes enviados en el servidor. Si tu cliente envía correo a través del servidor SMTP de GMAIL, tus mensajes enviados se copiarán automáticamente en la carpeta [Gmail]/Enviados.
  • GUARDA los borradores en el servidor. Si quieres que los borradores de tu cliente de correo se sincronicen correctamente con la interfaz web de GMAIL, configura el cliente para que guarde los borradores en la carpeta [Gmail]/Borradores.

Al eliminar:

  • NO guardes los mensajes eliminados en el servidor. A los mensajes que se eliminan de una carpeta IMAP (excepto los de [Gmail]/Spam o [Gmail]/Papelera) sólo se les quita esa etiqueta, pero siguen estando en Todos. Por lo tanto, tu cliente no necesita almacenar una copia adicional de un mensaje eliminado.
  • NO guardes los mensajes eliminados en la carpeta [Gmail]/Papelera porque el mensaje se eliminará de todas las carpetas.
  • NO guardes los mensajes eliminados en la carpeta [Gmail]/Todos, ya que algunos clientes intentarán vaciar esta carpeta y al final no podrán. Como consecuencia, se puede retrasar el acceso al correo y es posible que, en los dispositivos móviles, el consumo de la batería se vea incrementado de forma excesiva.

Correo basura y spam:

  • NO habilites los filtros de correo basura del cliente. Los filtros de spam de GMAIL también funcionan en el cliente IMAP, así que te recomendamos desactivar cualquier otro filtro de detección de spam o de correo basura de tu cliente. El filtro de tu cliente intentará descargar y clasificar todos los mensajes existentes, lo que puede reducir su velocidad hasta que el proceso finalice.

viernes, 8 de marzo de 2013

No tengo cuenta de correo APAREJADORESMADRID.ORG ¿Cómo puedo solicitarla?

LOGOAPAREJADOERSMADRID_orgComo continuación de la estrategia de digitalización, el Colegio ofrece a los colegiados la posibilidad de disponer de una cuenta  GOOGLE APPS dentro del dominio APAREJADORESMADRID.ORG, que incluye entre otros servicios, el correo electrónico. Así, y de forma totalmente gratuita, dispondrá de un canal de comunicación privilegiado con el Colegio y con el resto de colegiados.

Aprendiendo a manejar DRIVE y DOCS mediante el ejemplo. Incluimos “La vida después de Outlook” una presentación que describe todas las operativas de GMAIL, y las compara con las opciones equivalentes de OUTLOOK

GMAILMETROHemos creado una presentación “La vida después de Outlook” que describe las operativas fundamentales para el uso del correo GMAIL además de unos cuantos buenos “trucos”; y los relaciona con las operativas correspondientes en OUTLOOK, por lo que puede resultar muy útil para aquellos que estén valorando abandonar definitivamente OUTLOOK.

 
Los gráficos incluidos en la presentación muestran los ejemplos en el nuevo interfaz de redacción que es la versión más moderna de redacción de mensajes dentro de GMAIL. Si aun no lo ha probado puede hacerlo pulsando el enlace “Pruebe la nueva interfaz de redacción”  situado justo debajo de la lupa azul de las búsquedas. Podrá volver atrás al “viejo interface” en cualquier momento si así lo desea.
 
imagePodríamos haber dejado la presentación  en un enlace para la descarga de archivos pero vamos a practicar un poco con DRIVE y DOCS.
Dentro de la carpeta PUBLICO COLEGIADOS existe una carpeta llamada PRESENTACIONES. Dentro de esta carpeta hemos situado la presentación original “La vida después de Outlook” (Life After Microsoft Outlook) y unos archivos de ejemplo que se han generado practicando con DRIVE conforme se explica en el vídeo más adelante.

Recuerde que para ver los archivos compartidos tiene que haber pulsado en el enlace enviado por correo que comentábamos en Estrenamos DRIVE, un disco duro en la nube.… Si sigue sin ver los archivos pulse la opción “Todos los elementos” en el menú de DRIVE.


Vea en el Video adjunto cómo se suben, almacenan, comparten, duplican, convierten a formato GOOGLE, editan y crean los archivos utilizando las aplicaciones DOCS dentro de DRIVE.


 

Y recuerde: después de practicar un poco con DRIVE, no olvide leer la presentación. Las del icono de la “P” son MICROSOFT POWERPOINT, y para ejecutar la presentación puede descargarlas y verlas en su programa. Las del icono con el cuadrado amarillo son PRESENTACIONES GOOGLE y puede verlas directamente en modo presentación (en pantalla completa, etc…) en el interface de DOCS entrando en la misma y pulsando “Ver presentación”
image

jueves, 7 de marzo de 2013

¡Estrenamos DRIVE! Un disco duro en la nube para almacenar, compartir, convertir y crear archivos

drive01

Google DRIVE es la aplicación de almacenamiento en en la nube más completa y sofisticada del mercado. Pone a su disposición 5GB  15GB 30GB compartidos con el correo GMAIL (Actualización 20131220) de almacenamiento para que pueda subir sus archivos y guardarlos allí. Pero DRIVE es mucho más que eso, ya que dentro de su interface incluye DOCS, un completo entorno de aplicaciones ofimáticas equivalente a MICROSOFT OFFICE.

Veamos el Video de presentación.

 

¿QUE PODEMOS HACER CON DRIVE?

  • Almacenar y guardar archivos: podemos subir cualquier tipo de archivo a DRIVE de forma que estará disponible desde cualquier otro de nuestros dispositivos (PC, iPad, tablet Android, Smartphone Android, iPhone) siempre que tengamos conexión a internet. Pero además podemos instalar el programa cliente de SINCRONIZACIÓN. Cuando entremos por primera vez desde el PC veremos esto:
image

Si pulsamos el botón azul, se instalará el programa cliente de DRIVE en nuestro PC, sincronizando un directorio que elijamos de nuestro disco duro con el almacenamiento en la nube. Los archivos que copie/guarde en ese directorio  se copiaran en DRIVE y viceversa automáticamente.

Es evidente que podemos utilizar este comportamiento como COPIA DE SEGURIDAD de nuestros documentos importantes. Nunca más perderemos ese archivo tan importante. También podemos decir adiós a las memorias USB, que siempre se pierden o se estropean en el peor momento.

  • Control de versiones: Dentro de las aplicaciones de edición de archivos (que explicaremos más adelante) podemos incluso ver el histórico de modificaciones del archivo, y podemos VOLVER ATRÁS a la versión deseada, eliminando las modificaciones no deseadas.
  • Espacio de almacenamiento “infinito”: Disponemos de 5GB 30GB para almacenar archivos y almacenar correo, pero los archivos convertidos a formato GOOGLE NO CONSUMEN ESPACIO.
  • Compartir archivos: de una forma sencilla podemos compartir los archivos en DRIVE desde cualquier usuario en INTERNET a 1 sola persona escogida, además con acceso de sólo lectura o de lectura/escritura. Olvídese de los problemas de enviar archivos adjuntos al correo electrónico.
  • Una completa suite ofimática para crear y editar archivos: ya no necesita tener instalado OFFICE en el PC. Presentaciones, Documentos, hojas de cálculo, y gráficos pueden crearse y gestionarse desde las aplicaciones DOCS dentro de DRIVE.

¿CÓMO FUNCIONA LA SUITE OFIMÁTICA “DOCS”?

Dentro de DRIVE podemos crear y editar:

Los archivos se crean en FORMATO GOOGLE, pero son prácticamente intercambiables con los formatos correspondientes de MICROSOFT OFFICE: PPTX, DOCX, XLSX. Podemos crear y trabajar una presentación en POWERPOINT, por ejemplo, e importarla en el editor de Presentaciones, o subirla con CONVERSIÓN incluida. O subir un POWERPOINT, duplicarlo y convertir el duplicado.

Además podemos trabajar colaborativamente en los documentos, con varias personas trabajando a la vez en el archivo en tiempo real.

UN CASO REAL

Supongamos que tenemos que preparar una presentación para dar una charla en un organismo cualquiera.

ESCENARIO SIN GOOGLE DRIVE: Finalizamos nuestro POWERPOINT. Lo enviamos por correo al organismo, pero es demasiado grande para que su sistema de correo lo admita. Lo copiamos en una memoria USB pero por si acaso además nos llevamos el portátil. Además tenemos que preocuparnos de imprimir unas copias para que puedan seguir la presentación. Cuando llegamos allí, descubrimos que nos hemos dejado el portátil en el taxi, pero aun tenemos el archivo en el USB. Intentamos cargar el archivo, y aunque por fortuna el ordenador existente es capaz de leer el documento, la versión de POWERPOINT no es compatible, No nos queda otra opción que hacer la presentación de memoria. animándola quizás con un par de calcetines usados como marionetas improvisadas.

ESCENARIO CON GOOGLE DRIVE: Finalizamos nuestro POWERPOINT. Lo duplicamos en formato de presentación de GOOGLE y creamos un enlace de compartición de sólo lectura. Nos vamos con las manos en los bolsillos, no necesitamos acarrear nada. En el centro de destino pedimos un ordenador con acceso a internet. Nos conectamos a nuestro DRIVE y damos la presentación. Al público le damos el enlace por si alguien quiere seguir la presentación en tiempo real o imprimirla luego.

ESTRENANDO DRIVE

Podemos acceder directamente al DRIVE del dominio APAREJADORESMADRID.ORG en el siguiente enlace:

docs.aparejadoresmadrid.org

Hemos compartido una carpeta llamada “PUBLICO COLEGIADOS” dentro de DRIVE. Para que esta sea visible busque en su correo electrónico ORG, el siguiente mensaje:

image

Pulse en el enlace PUBLICO COLEGIADOS. A partir de ese momento, la carpeta con los archivos que contiene estará disponible dentro de su DRIVE.

MEJORANDO EL USO DE DRIVE

Podemos sacarle el jugo a DRIVE consultando los mejores trucos para su uso.

viernes, 1 de marzo de 2013

Nueva versión nativa del programa de correo GMAIL para iOS (iPhone, iPad)

Nuevo programa GMAIL

Se acaba de lanzar una nueva versión nativa del programa de GMAIL para iOS (iPhone, iPad) que incluye mejoras sustanciales sobre el programa de correo genérico “Mail” de Apple. A diferencia de este, que explicábamos en Integración con iOS..., no incluye la sincronización completa de contactos y calendarios entre los datos del dispositivo y los de GOOGLE, pero permite el acceso a los contactos y citas incluidos en el teléfono; lo que según los casos puede ser una forma de trabajar más práctica y menos complicada.

 

Acceso a los contactos incluidos en el teléfono

No hace que que los contactos capturados en el teléfono pasen a GMAIL y viceversa, pero permite utilizar los contactos que tengamos en la agenda del iPhone y seleccionarlos como destinatarios de los correos; lógicamente además de los que tengamos en nuestro GOOGLE APPS, como podemos ver en el vídeo incluido.

 

Inclusión de las invitaciones en el calendario del teléfono

De igual forma, no sincroniza bidireccionalmente nuestras citas entre iPhone y GOOGLE, pero incluye automáticamente las citas que aceptemos en el calendario por defecto del iPhone.

 

Muchas mejoras en la usabilidad

Permite hasta CINCO cuentas GMAIL configuradas y disponibles para pasar de unas a otras con un sólo golpe de tecla; y muchas mejoras en la navegación y visibilidad de las etiquetas-carpetas de GOOGLE.

Las principales funcionalidades se muestran en el vídeo, al igual que el proceso de instalación y configuración, que no puede ser más sencillo. Resulta una alternativa muy interesante al programa “Mail” incluido por defecto en iOS.

Video adjunto.