¡Estrenamos DRIVE! Un disco duro en la nube para almacenar, compartir, convertir y crear archivos

Google DRIVE es la aplicación de almacenamiento en en la nube más completa y sofisticada del mercado. Pone a su disposición 5GB  15GB 30GB compartidos con el correo GMAIL (Actualización 20131220) de almacenamiento para que pueda subir sus archivos y guardarlos allí. Pero DRIVE es mucho más que eso, ya que dentro de su interface incluye DOCS, un completo entorno de aplicaciones ofimáticas equivalente a MICROSOFT OFFICE.

Veamos el Video de presentación.

 

¿QUE PODEMOS HACER CON DRIVE?

• Almacenar y guardar archivos: podemos subir cualquier tipo de archivo a DRIVE de forma que estará disponible desde cualquier otro de nuestros dispositivos (PC, iPad, tablet Android, Smartphone Android, iPhone) siempre que tengamos conexión a internet. Pero además podemos instalar el programa cliente de SINCRONIZACIÓN. Cuando entremos por primera vez desde el PC veremos esto:

Si pulsamos el botón azul, se instalará el programa cliente de DRIVE en nuestro PC, sincronizando un directorio que elijamos de nuestro disco duro con el almacenamiento en la nube. Los archivos que copie/guarde en ese directorio  se copiaran en DRIVE y viceversa automáticamente.

Es evidente que podemos utilizar este comportamiento como COPIA DE SEGURIDAD de nuestros documentos importantes. Nunca más perderemos ese archivo tan importante. También podemos decir adiós a las memorias USB, que siempre se pierden o se estropean en el peor momento.

• Control de versiones: Dentro de las aplicaciones de edición de archivos (que explicaremos más adelante) podemos incluso ver el histórico de modificaciones del archivo, y podemos VOLVER ATRÁS a la versión deseada, eliminando las modificaciones no deseadas.
• Espacio de almacenamiento “infinito”: Disponemos de 5GB 30GB para almacenar archivos y almacenar correo, pero los archivos convertidos a formato GOOGLE NO CONSUMEN ESPACIO.
• Compartir archivos: de una forma sencilla podemos compartir los archivos en DRIVE desde cualquier usuario en INTERNET a 1 sola persona escogida, además con acceso de sólo lectura o de lectura/escritura. Olvídese de los problemas de enviar archivos adjuntos al correo electrónico.
• Una completa suite ofimática para crear y editar archivos: ya no necesita tener instalado OFFICE en el PC. Presentaciones, Documentos, hojas de cálculo, y gráficos pueden crearse y gestionarse desde las aplicaciones DOCS dentro de DRIVE.

¿CÓMO FUNCIONA LA SUITE OFIMÁTICA “DOCS”?

Dentro de DRIVE podemos crear y editar:

• Presentaciones
• Documentos de texto
• Hojas de cálculo
• Gráficos: JPG, PNG, SVG
• Formularios:

Los archivos se crean en FORMATO GOOGLE, pero son prácticamente intercambiables con los formatos correspondientes de MICROSOFT OFFICE: PPTX, DOCX, XLSX. Podemos crear y trabajar una presentación en POWERPOINT, por ejemplo, e importarla en el editor de Presentaciones, o subirla con CONVERSIÓN incluida. O subir un POWERPOINT, duplicarlo y convertir el duplicado.

Además podemos trabajar colaborativamente en los documentos, con varias personas trabajando a la vez en el archivo en tiempo real.

UN CASO REAL

Supongamos que tenemos que preparar una presentación para dar una charla en un organismo cualquiera.

ESCENARIO SIN GOOGLE DRIVE: Finalizamos nuestro POWERPOINT. Lo enviamos por correo al organismo, pero es demasiado grande para que su sistema de correo lo admita. Lo copiamos en una memoria USB pero por si acaso además nos llevamos el portátil. Además tenemos que preocuparnos de imprimir unas copias para que puedan seguir la presentación. Cuando llegamos allí, descubrimos que nos hemos dejado el portátil en el taxi, pero aun tenemos el archivo en el USB. Intentamos cargar el archivo, y aunque por fortuna el ordenador existente es capaz de leer el documento, la versión de POWERPOINT no es compatible, No nos queda otra opción que hacer la presentación de memoria. animándola quizás con un par de calcetines usados como marionetas improvisadas.

ESCENARIO CON GOOGLE DRIVE: Finalizamos nuestro POWERPOINT. Lo duplicamos en formato de presentación de GOOGLE y creamos un enlace de compartición de sólo lectura. Nos vamos con las manos en los bolsillos, no necesitamos acarrear nada. En el centro de destino pedimos un ordenador con acceso a internet. Nos conectamos a nuestro DRIVE y damos la presentación. Al público le damos el enlace por si alguien quiere seguir la presentación en tiempo real o imprimirla luego.

ESTRENANDO DRIVE

Podemos acceder directamente al DRIVE del dominio APAREJADORESMADRID.ORG en el siguiente enlace:

docs.aparejadoresmadrid.org

Hemos compartido una carpeta llamada “PUBLICO COLEGIADOS” dentro de DRIVE. Para que esta sea visible busque en su correo electrónico ORG, el siguiente mensaje:

Pulse en el enlace PUBLICO COLEGIADOS. A partir de ese momento, la carpeta con los archivos que contiene estará disponible dentro de su DRIVE.

MEJORANDO EL USO DE DRIVE

Podemos sacarle el jugo a DRIVE consultando los mejores trucos para su uso.